Proforma Invoice là gì? trong xuất nhập khẩu

Proforma Invoice trong xuất nhập khẩu là gì? Proforma Invoice là một trong những thuật ngữ khá quen thuộc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, buôn bán quốc tế. Tuy nhiên, vẫn có rất nhiều người đang có sự nhầm lẫn giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice. Vậy Proforma Invoice là gì? Khi nào thì sử dụng loại hoá đơn này? Nội dung của Proforma đề cập đến những vấn đề nào? Câu trả lời sẽ có ngay sau đây!

Xem thêm:

• Seaway Bill Là Gì? Sự khác nhau giữa vận đơn seaway bill và B/L
• Commercial Invoice Là Gì? Hóa đơn thương mại
• Proforma Invoice là gì? trong xuất nhập khẩu
• Supply Chain Là Gì?
• CO form E là gì? Quy định, điều kiện, nội dung

Proforma Invoice là gì?

Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ, tức là có hình thức như hóa đơn (Invoice), nhưng không dùng để thanh toán (chiếu lệ), vì đó không phải là giấy tờ đòi tiền.

Tải mẫu Proforma Invoice

Proforma Invoice thường được viết tắt là PI, là loại thường thấy trong chứng từ XNK. Proforma Invoice được lập và gửi cho người mua trước khi giao một lô hàng để một lần nữa xác nhận các cam kết, điều khoản, điều kiện, mà hai bên đã thỏa thuận và thống nhất với nhau trước đây. Đây có thể coi là một bản thảo hay bản nháp mà bên bán cung cấp cho bên mua. Khi bên mua xác nhận thì nó sẽ hoạt động như một hợp đồng mua bán hàng hóa chính thức. Với hoá đơn chiếu lệ, cả hai bên sẽ giảm thiểu rủi ro trong việc thanh toán, loại bỏ các vấn đề sai sót, kiện tụng xảy ra.

Ngoài Proforma Invoice hiện nay còn có một số loại Invoice khác.

Một số loại Invoice hiện nay

Commercial Invoice là gì?

Commercial invoice được viết tắt là CI, là hóa đơn thương mại cao cấp hơn hoá đơn thông thường, được sử dụng để ghi lại bằng chứng về quá trình giao dịch ngoại thương giữa bên xuất khẩu (nhà cung cấp) và bên nhập khẩu (bên mua). Hóa đơn này có nội dung cụ thể hơn so với thực tế, đồng thời có chức năng như một lời yêu cầu thanh toán với bên nhập khẩu, mang tính chất thương mại. Nội dung của Commercial Invoice gồm phương thức vận chuyển lô hàng, chức năng cơ bản trong thanh toán, cơ sở khai báo hải quan, tính thuế xuất nhập khẩu lô hàng, phương thức thanh toán, thời hạn, tên mặt hàng,…

Sự khác biệt giữa Proforma Invoice với các loại hóa đơn thông thường khác:

Các yếu tố so sánh	Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)	Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Về thời điểm phát hành của chứng từ	Hóa đơn chiếu lệ được phát hành trước khi lô hàng được gửi cho người mua	Hóa đơn thương mại được gửi đi sau khi lô hàng đã được gửi hoặc đã hoàn thiện các thủ tục đóng xong hàng vào container
Về nội dung trên chứng từ	Khá đầy đủ tương tự như hóa đơn thương mại, tuy nhiên các nội dung trên chứng từ có thể có nhiều sự thay đổi	Hóa đơn thương mại thương chi tiết và không có sự sửa đổi nào (do chỉ được xuất khi lô hàng được gửi và hai bên đã xác nhận điều kiện giao dịch)
Về tính cam kết trên chứng từ	Chỉ mang tính chất cam kết ban đầu	Xác nhận giao dịch chính thức giữa hai bên mua bán
Về hạch toán	Không dùng để hạch toán thanh toán	Dùng để hạch toán giao dịch cho cả bên bán và bên mua

Provisional Invoice – Hóa đơn tạm thời

Hóa đơn tạm thời là hóa đơn tạm thay thế cho hóa đơn chính thức, được sử dụng trong các trường hợp sau đây. Trường hợp khi người bán muốn tạm thời thu tiền ngay sau khi hoàn thành giao hàng. Trường hợp khi đơn hàng được giao nhiều lần và hai bên muốn thanh toán theo từng đợt. Và trường hợp khi hai bên muốn chọn mức giá tạm thời, còn giá chính thức cuối cùng sẽ quyết định theo giá thị trường.

Final Invoice – Hóa đơn chính thức

Final Invoice là hóa đơn cuối cùng, hóa đơn chính thức xác định tổng giá trị đơn hàng cuối cùng mà người mua phải thanh toán cho người bán. Đây là cơ sở thanh toán tiền hàng cuối cùng để kết thúc giao dịch giữa hai bên.

Certified Invoice – Hóa đơn xác nhận

Certificate Invoice là hóa đơn được sử dụng để xác nhận xuất xứ hàng hóa với chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp. Bên cạnh chức năng xác nhận nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa, hóa đơn xác nhận còn được dùng như một chứng từ có chức năng như hóa đơn

Neutral Invoice – Hóa đơn trung gian

Trong trường hợp người bán thực hiện buôn bán thông qua trung gian, tạm nhập tái xuất hoặc chuyển khẩu mà không muốn đứng tên trên giấy tờ, hóa đơn thì họ dùng một hóa đơn trung gian do người khác ký. Nhưng người ký này không phải là người bán hàng thực tế cho khách hàng.

Consular Invoice – Hóa đơn lãnh sự

Consular Invoice là hóa đơn xác nhận được cấp bởi lãnh sự của nước người mua, đang sống và làm việc tại nước người bán. Hóa đơn lãnh sự sẽ được lãnh sự quán đóng dấu, ủy quyền, nó có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.

Customs Invoice – Hóa đơn hải quan

Hóa đơn hải quan là hóa đơn dùng để tính toán trị giá hàng hóa theo giá tính thuế của hải quan và tính toán các khoản lệ phí khác của hải quan. Hóa đơn này chủ yếu dùng trong khâu tính thuế, nó có chức năng yêu cầu thanh toán tiền nên không được lưu thông.

Xem thêm: Vận chuyển container đường biển

Các hóa đơn chiếu lệ được sử dụng trong những trường hợp nào?

Tuy không có giá trị để thanh toán nhưng hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) lại có đầy đủ các thông tin của một hóa đơn thương mại tiêu chuẩn. Dựa vào bản chiếu lệ này, các bên mua và bán cũng có thể xác định được phần nào thông tin lô hàng giao dịch: tên hàng, loại hàng, chủng loại, giá, số lượng, các điều kiện giao hàng, …

Proforma Invoice là chứng từ mà người bán gửi cho người mua nhằm xác định sẽ giao các lô hàng theo đúng như cam kết hai bên trao đổi.

Chứng từ này là chứng từ chiếu lệ, có thể sửa đổi nhiều lần sau mỗi lần người mua và người bán trao đổi.

Về thời gian phát hành Proforma Invoice, hiện tại, chưa có một quy định nào cụ thể về thời gian chính xác cần cung cấp chứng từ này, các bên có thể chủ động thỏa thuận với nhau về thời điểm phát hành chứng từ chiếu lệ phù hợp.

Thông thường, chứng từ chiếu lệ sẽ được phát hành khi:

– Người bán cần cung cấp chứng từ cho người mua, xác nhận về việc giao dịch của một lô hàng trong thời điểm mà lô hàng cụ thể chưa được giao.

– Bên bán cần cung cấp chứng từ xác nhận giá trị của lô hàng khi hoàn thiện các thủ tục hải quan xuất nhập khẩu.

– Hai bên chưa có đầy đủ những thông tin cần thiết, hoặc hiện tại chưa phát hành hóa đơn thương mại.

Vai trò và nội dung của Proforma Invoice

Proforma Invoice thường có vai trò rất quan trọng trong quá trình hoàn thiện hợp đồng thương mại. Bởi vì nó được coi là tiền đề để hợp đồng mua bán tránh những sai sót không đáng có và các điều khoản có trong hợp đồng sẽ hài hóa giữa cả 2 bên xuất khẩu và nhập khẩu.

Lý do để coi Proforma Invoice trở thành tiền đề của hợp đồng mua bán cũng là bởi bên nhập khẩu và xuất khẩu nhìn vào nội dung của PI và tiến hành các yêu cầu chỉnh sửa nếu có nội dung chưa hợp lý. Nội dung của Proforma cụ thể như sau:

• Thông tin hóa đơn: số và ngày hóa đơn (date, invoice number)
• Seller: tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tell, fax của người  bán 
• Buyer:  tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tel, fax người mua
• Thông tin hàng hóa: tên hàng hóa, đơn giá của hàng hóa, số lượng giao dịch, cách đóng gói, tổng tiền cần thanh toán….
• Payment term: phương thức thanh toán quốc tế theo thỏa thuận
• Thông tin ngân hàng bên xuất khẩu
• Port of Loading: Cảng bốc hàng
• Port of Destination: Cảng hàng đế.
• ETD/ ETA (Estimated time delivery/ Estimated Time Arrival): ngày giao hàng và ngày dự kiến hàng đến nơi.

Vì Sao Proforma Invoice hay có sự điều chỉnh, thay đổi

Thực tế, Proforma Invoice (viết tắt là PI) có chức năng giống như một báo giá của người xuất  khẩu gửi cho người nhập khẩu. Sau khi nhận được PI, hai bên có thể sẽ đàm phán những nội dung sau liên quan đến việc sửa lại PI:

• Nhà nhập khẩu nhận thấy giá quá cao và yêu cầu giảm giá
• Nhà nhập khẩu thấy thời gian giao hàng quá xa và yêu cầu ngày giao hàng gần hơn so với PI đầu
• Nhà nhập khẩu thay đổi số lượng, có thể tăng hoặc giảm của 1 model hoặc thêm, bớt model.
• Thay đổi phương thức vận chuyển, có thể từ đường biển sang đường Air
• Liệu có thể dùng Hóa đơn chiếu lệ thay thế cho Hóa đơn thương mại để khai báo Hải quan và khi thanh toán qua LC?
• Không thể dùng PI để khai báo hải quan
• Tiêu đề của hóa đơn phải đề dưới dạng Invoice hoặc Commercial Invoice
• Thêm vào đó, trong LC thường có quy định không chấp nhận Proforma Invoice thay thế Commercial Invoice

Ví dụ về cách sử dụng “hóa đơn chiếu lệ”

Hóa đơn chiếu lệ phục vụ những mục đích hữu ích sau đây.

Đưa ra sự rõ ràng cho khách hàng về tất cả các chi phí bao gồm. vận chuyển và các khoản phí bổ sung khác. Bảng phân tích giá chi tiết ngăn ngừa các khoản phí bất ngờ mà khách hàng có thể đã từ chối thanh toán khi giao hàng.

Thỏa thuận trung thực về các dịch vụ sẽ được phân phối, mà khách hàng có thể từ chối trước khi xuất hóa đơn cuối cùng. Ví dụ: một nghệ sĩ có thể cung cấp trước hóa đơn chiếu lệ cho một bức chân dung tùy chỉnh và xuất hóa đơn khi bức chân dung được thực hiện theo sự hài lòng của khách hàng.

Để cung cấp một ước tính thực tế cho hàng hóa sẽ được thực hiện, điều đó có thể phát sinh thêm chi phí sản xuất sau này nếu có sự thay đổi trong quy trình sản xuất.

Khai báo giá trị hàng hóa cho hải quan khi hàng hóa được vận chuyển quốc tế. Hóa đơn chiếu lệ giúp gói hàng chuyển qua hải quan nhanh hơn vì nó nêu chi tiết trọng lượng, kích thước, phí giao hàng và các chi tiết quan trọng khác cho cơ quan chức năng.

Hóa đơn chiếu lệ có thể được tạo bằng phần mềm chuyên dụng hoặc thủ công.

Trên đây là tất tần tật thông tin về hoá đơn chiếu lệ, Proforma Invoice trong xuất nhập khẩu. Nếu có bất cứ thắc mắc nào, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp đến số điện thoại đường dây nóng hoặc truy cập website chính thức của Việt Tín Express! Sự hài lòng của quý khách là thành công của chúng tôi!

Nội dung bài viết có tham khảo tại: https://www.container-transportation.com/proforma-invoice-la-gi.html